KVKK'da Dilekçe Rehberi

Bu bölümde hangi rehberler var?

Kurul'a şikâyetin ayrıntıları, Kurul'a şikâyet sayfasında açıklanmıştır.

KVKK uyuşmazlıklarında başvuru yolları

Dilekçelerde bulunması gereken ortak unsurlar

1. Başvuranın kimliği: Ad, soyad, T.C. kimlik numarası veya yabancılar için uyruk ve pasaport numarası.
2. İletişim bilgileri: Tebligat adresi, varsa e-posta ve telefon.
3. Muhatap: Veri sorumlusunun unvanı ve adresi veya Kurum.
4. İlişki ve olay: Veri sorumlusuyla ilişkinin niteliği ve verilerin hangi olayla işlendiği.
5. Talep: KVKK m. 11'deki haklardan hangisinin kullanıldığı ve somut talep.
6. Ekler: Önceki başvuru ve cevaplar, ekran görüntüleri, sözleşmeler.
7. İmza: Islak imza, güvenli elektronik imza veya mobil imza.

Hangi belgeler hazırlanmalı?

• Önceki yazışmalar: Veri sorumlusuna yapılan başvurunun ve cevabın örneği.
• İhlali gösteren belgeler: İzinsiz gönderilen ileti ve arama kayıtları, sızan verilerin ekran görüntüleri, hatalı kayıtları gösteren belgeler.
• İlişkiyi gösteren belgeler: Üyelik, sözleşme veya iş ilişkisine ait belgeler.
• Temsil belgeleri: Başkası adına başvuruda vekâletname, velayet veya vasilik belgesi.
• Tebliğ belgeleri: Başvurunun gönderildiği ve teslim edildiği tarihi gösteren noter, KEP veya posta kayıtları.

Sürelere neden dikkat edilmeli?

KVKK kapsamındaki başvurularda süreler kısadır ve birbirine bağlıdır. Veri sorumlusuna yapılan başvurudan itibaren 30 günlük cevap süresi, ardından Kurul'a şikâyet için 30 günlük ve her halde başvurudan itibaren 60 günlük süre işler. 60 günlük üst süre geçtikten sonra kişisel şikâyet hakkı kullanılamaz; ancak Kurum'a ihbarda bulunulabilir ve tazminat davası hakkı genel zamanaşımı süreleri içinde devam eder. Bu nedenle başvuru tarihinin belgelenmesi ve sürelerin takvime işlenmesi gerekir.

Veri sorumlusu olarak gelen başvurulara nasıl cevap verilir?

Şirketler ve kurumlar da bu rehberlerden yararlanabilir. Veri sorumlusu, ilgili kişiden gelen başvuruyu kayıt altına almalı, başvurunun ilgili kişiye ait olduğunu makul yöntemlerle doğrulamalı ve en geç 30 gün içinde yazılı veya elektronik ortamda cevap vermelidir (KVKK m. 13). Cevapta talebin kabul edilip edilmediği, kabul edildiyse yapılan işlem, reddedildiyse ret gerekçesi açıkça gösterilmelidir. Başvuruların süresinde cevaplanmaması, Kurul'a şikâyete ve idari para cezasına yol açabilir. Başvurular için şirket içinde sorumlu kişi belirlenmesi, gelen her başvurunun tarih ve kayıt numarasıyla bir takip sistemine işlenmesi ve cevapların bir örneğinin saklanması önerilir; bu kayıtlar olası bir Kurul incelemesinde veri sorumlusunun özen yükümlülüğüne uyduğunu gösterir.

Kurul kararına karşı dava nasıl açılır?

7499 sayılı Kanun'la yapılan ve 1 Haziran 2024'te yürürlüğe giren değişiklikten sonra, Kurul'un idari para cezası kararları dahil tüm kararlarına karşı idare mahkemesinde dava açılır. Şikâyeti reddedilen ilgili kişi de, hakkında yaptırım kararı verilen veri sorumlusu da bu yolu kullanabilir. Dava, kararın tebliğinden itibaren 60 gün içinde Kurum'un merkezinin bulunduğu yer idare mahkemesinde açılır. Dilekçede kararın tarihi ve sayısı, tebliğ tarihi, kararın hangi yönlerden hukuka aykırı olduğu ve deliller gösterilmelidir. İdari para cezası kararlarında, cezanın uygulanmasının telafisi güç zarar doğuracağı gösterilerek yürütmenin durdurulması da istenebilir.

Tazminat davası dilekçesinde nelere dikkat edilmeli?

Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesi nedeniyle uğranan maddi ve manevi zarar için genel hükümlere göre tazminat davası açılabilir (KVKK m. 11/1-ğ; TBK m. 49, 58). Dilekçede veri işleme faaliyetinin neden hukuka aykırı olduğu, bu nedenle hangi zararın doğduğu ve aralarındaki illiyet bağı gösterilmelidir. Kurul'un ihlal tespit eden kararı varsa dilekçeye eklenmesi, hukuka aykırılığın ispatını kolaylaştırır. Manevi tazminat talebinde ihlalin kişinin özel hayatı, itibarı ve ruh sağlığı üzerindeki etkisi somut olarak anlatılmalıdır. Veri sorumlusu tüketiciye mal veya hizmet sunan bir şirketse, uyuşmazlığın niteliğine göre tüketici mahkemesi görevli olabilir.

Sık yapılan hatalar

• Doğrudan Kurul'a başvurulması: Önce veri sorumlusuna başvurulmadan yapılan şikâyet incelenmez.
• Talebin belirsiz bırakılması: Genel ifadeler yerine kullanılan hak ve beklenen sonuç somut olarak yazılmalıdır.
• Başvurunun ispatlanamaması: Kayıtlı olmayan e-postayla veya telefonla yapılan başvuruların tarihi ve içeriği kanıtlanamaz.
• Sürelerin kaçırılması: 60 günlük üst süre dolduktan sonra yapılan şikâyetler kişisel şikâyet olarak değerlendirilmez.
• Tazminat ve şikâyetin karıştırılması: Kurul tazminat ödemez; tazminat için mahkemeye başvurulmalıdır.

Veri ihlali halinde hangi başvurular yapılır?

Kişisel verileri bir veri ihlalinden etkilenen kişi, önce veri sorumlusuna başvurarak ihlalin kapsamı, etkilenen veri kategorileri ve alınan tedbirler hakkında bilgi isteyebilir. Banka veya kart bilgileri etkilenmişse ilgili bankaya derhal bildirim yapılmalı ve şifreler değiştirilmelidir. Veri sorumlusunun cevabı yetersiz kalırsa Kurul'a şikâyette bulunulabilir; ihlalden doğan zarar için tazminat davası ve verilerin hukuka aykırı ele geçirilmesi nedeniyle savcılığa suç duyurusu da ayrıca değerlendirilebilir. Bu başvuruların her birinde ihlali öğrenme tarihi ve ihlale ilişkin bildirim veya haberler delil olarak eklenmelidir.