Veri Sorumlusuna Başvuru Dilekçesi Nasıl Yazılır?

Başvuru dilekçesinde hangi bilgiler bulunmalı?

Başvurudan sonra ne olur?

Veri sorumlusu en geç 30 gün içinde cevap vermek zorundadır. Cevap yazılı veya elektronik ortamda verilir. Başvuru reddedilir, cevap yetersiz bulunur veya süre içinde cevap verilmezse, cevabın öğrenilmesinden itibaren 30 gün ve her halde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kurul'a şikâyette bulunulabilir.

Sık yapılan hatalar

• Talebin belirsiz bırakılması: "KVKK haklarımı kullanmak istiyorum" yerine somut talep yazılmalıdır.
• Kimlik doğrulamasına imkân verilmemesi: İmzasız veya kayıtlı olmayan e-postadan yapılan başvurular reddedilebilir.
• Doğrudan Kurul'a başvurulması: Önce veri sorumlusuna başvurulmadan yapılan şikâyet incelenmez.
• Sürelerin takip edilmemesi: Kurul'a şikâyet için 30 ve 60 günlük süreler kaçırılmamalıdır.

Başvuru hangi yollarla yapılabilir?

Talep konusu nasıl yazılmalı?

Talep, KVKK m. 11'de sayılan haklardan hangisinin kullanıldığını ve başvurudan beklenen sonucu açık ve somut olarak göstermelidir. Birden fazla hak aynı başvuruda kullanılabilir; bu durumda her talep ayrı madde halinde yazılmalıdır. Örneğin:

• Bilgi talebi: Hangi kişisel verilerin, hangi amaçlarla ve hangi hukuki sebebe dayanarak işlendiğinin bildirilmesi.
• Aktarım bilgisi: Verilerin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişilerin bildirilmesi.
• Düzeltme: Yanlış kaydedilen adres veya telefon numarasının doğrusuyla değiştirilmesi.
• Silme: Üyeliğin sona ermesi nedeniyle tüm kişisel verilerin silinmesi ve bunun teyit edilmesi.
• Pazarlama iletilerinin durdurulması: Açık rızanın geri alındığının ve ileti gönderiminin durdurulmasının talep edilmesi.

Talep ne kadar somut olursa veri sorumlusunun genel bir cevapla yetinmesi o kadar zorlaşır ve olası Kurul şikâyetinde ihlalin ispatı kolaylaşır.

Başvuruya hangi belgeler eklenmeli?

Başvuruya kural olarak kimlik fotokopisi eklenmesi zorunlu değildir; ancak veri sorumlusu kimliği doğrulamak için ek bilgi isteyebilir. Başkası adına yapılan başvurularda vekâletname, velayet veya vasilik belgesi eklenmelidir. Talebi destekleyen belgeler de başvuruya eklenebilir; örneğin izinsiz gönderilen SMS'lerin ekran görüntüleri, hatalı bilgiyi gösteren belge veya üyeliğin sona erdiğini gösteren yazışmalar. Veri sorumlusunun daha önce gönderdiği cevaplar varsa bunların da eklenmesi başvurunun değerlendirilmesini kolaylaştırır.

Ücret alınır mı?

Veri sorumlusu başvuruları kural olarak ücretsiz sonuçlandırır. Cevabın yazılı olarak verilmesi halinde on sayfaya kadar ücret alınmaz; on sayfanın üzerindeki her sayfa için ve cevabın CD veya flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde Tebliğ'de belirlenen ücret alınabilir. Başvuru veri sorumlusunun hatasından kaynaklanıyorsa alınan ücret iade edilir.

Veri sorumlusunun cevabı nasıl değerlendirilir?

Cevap geldiğinde, talebin her maddesinin karşılanıp karşılanmadığı ayrı ayrı kontrol edilmelidir. Bilgi talebine verilen cevapta işlenen veri kategorilerinin, işleme amaçlarının, hukuki sebeplerin ve aktarım yapılan alıcı gruplarının somut olarak gösterilmesi gerekir; yalnızca aydınlatma metnine yönlendiren genel cevaplar yetersiz sayılabilir. Silme talebinde verilerin gerçekten silinip silinmediği, saklamaya devam ediliyorsa bunun hangi kanuni yükümlülüğe dayandığı açıklanmalıdır. Ret cevabında gerekçe gösterilmemesi veya gerekçenin kanuna dayanmaması, Kurul'a şikâyet için güçlü bir dayanak oluşturur.

Kurul'a şikâyet için nasıl hazırlanılır?

Başvurunun ve cevabın birer örneği saklanmalı, başvuru tarihi ile cevabın tebliğ tarihi not edilmelidir. Cevap gelmezse 30 günlük sürenin dolduğu tarih belirlenir ve şikâyet için en geç başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde hareket edilmelidir. Şikâyette, veri sorumlusuna yapılan başvurunun içeriği, verilen cevabın neden yetersiz olduğu ve talep edilen sonuç açıkça yazılır. Şikâyet, Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun internet sitesindeki sistem üzerinden veya Kurum'a yazılı dilekçe gönderilerek yapılabilir.

Özel durumlar için başvuru

• Çalışan veya eski çalışan: İşverene yapılan başvuruda özlük dosyası, bordro, kamera ve e-posta kayıtları gibi veri kategorileri ayrı ayrı belirtilmelidir. İş ilişkisi sona ermişse verilerin ne kadar süreyle ve hangi amaçla saklanacağı da sorulabilir.
• Hasta: Hastane veya kliniğe yapılan başvuruda sağlık verilerinin kimlerle paylaşıldığı ve hangi güvenlik tedbirlerinin alındığı istenebilir. Tıbbi kayıtların bir örneğinin alınması ise ayrıca hasta hakları mevzuatına göre talep edilebilir.
• Banka veya sigorta müşterisi: Kredi kayıtları ve risk raporlarındaki hatalı bilgiler için hem kuruma hem de bilgiyi aldığı kayıt kuruluşuna başvurulması gerekebilir.
• E-ticaret kullanıcısı: Üyeliğin sona erdirilmesi, kayıtlı kart bilgilerinin silinmesi ve pazarlama izinlerinin geri alınması tek başvuruda istenebilir.